Comment conserver les factures électroniques, imprimées et envoyées en papier ?
En général, les factures électroniques sont des factures émises sous forme électronique, sans support papier. Elles sont de plus en plus courantes dans les entreprises car elles présentent de nombreux avantages. La facturation électronique est obligatoire dans certains cas, et les factures électroniques doivent respecter les mêmes règles et obligations que les factures papier.
Il existe différentes méthodes pour conserver les factures électroniques, imprimées et envoyées en papier. Il est recommandé de les organiser par date et par fournisseur pour faciliter leur recherche ultérieure. Il est également important de respecter les délais de conservation requis par la loi.
Qu’est-ce que les factures électroniques ?
Les factures électroniques sont des factures émises sous forme électronique, c’est-à-dire sans support papier. Elles sont transmises par voie électronique, généralement à l’aide d’un logiciel de facturation ou d’une plateforme de facturation en ligne. Les factures électroniques peuvent être au format PDF, XML, EDI ou Factur-X.
La facturation électronique est une pratique courante dans les entreprises car elle présente de nombreux avantages par rapport à la facturation papier. En effet, la facturation électronique est plus rapide, plus économique et plus écologique que la facturation papier. Elle permet également de réduire les risques d’erreurs et de perdre moins de temps en effectuant des tâches manuelles.
La facturation électronique est également obligatoire dans certains cas. Par exemple, en France, toutes les entreprises qui fournissent des biens ou des services à l’administration publique doivent émettre des factures électroniques à l’aide des outils en ligne. Cette obligation s’applique depuis quelques années.
Il est important de noter que les factures électroniques doivent respecter les mêmes règles et obligations que les factures papier. Elles doivent comporter les mentions légales obligatoires (numéro de la facture, date d’émission, montants hors taxe et TTC, taux de TVA, etc.) et être conservées pendant une durée de 10 ans à compter de leur émission. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un spécialiste du chiffre si vous besoin d’expertise comptable pour votre fiscalité.
Quelle méthode adopter pour conserver les factures électroniques de son entreprise ?
Il existe différentes méthodes pour conserver les factures électroniques, imprimées et envoyées en papier. Pour les factures électroniques, il est recommandé de les enregistrer sur un disque dur externe ou dans un service en ligne sécurisé. Il est important de catégoriser les factures par date et par fournisseur pour faciliter leur recherche ultérieure. Il est également conseillé de sauvegarder les factures régulièrement afin de les protéger contre les pertes de données.
En ce qui concerne les factures imprimées, il est recommandé de les numériser à l’aide d’un scanner et de les enregistrer sous forme électronique. Les documents numérisés peuvent être stockés sur un disque externe dur ou dans le cloud pour garantir leur sécurité et faciliter leur accès. Il est également possible de les imprimer et de les conserver sous forme physique en les organisant par date et par fournisseur.
Pour les factures envoyées en papier, il est conseillé de les conserver sous forme physique dans un classeur ou une boîte d’archives. Il est important de les organiser par date et par fournisseur pour faciliter leur recherche ultérieure.
Enfin, il est important de respecter les délais de conservation requis par la loi pour les différents types de factures. Par exemple, dans certains pays européens, les factures doivent être conservées pendant une durée de dix années. N’hésitez pas à contacter un expert comptable Forest si vous avez besoin d’expertise comptable pour votre fiscalité.
Conclusion
En conclusion, la conservation des factures électroniques est essentielle pour les entreprises. Elle permet de répondre aux exigences légales en matière de tenue de la comptabilité et de déclaration fiscale. Cette opération permet également à la société de se protéger contre les fraudes fiscales. L’intervention d’un professionnel du chiffre est nécessaire pour vérifier et comptabiliser vos factures fiscales.